Las asociaciones que trabajan con personas voluntarias, profesionales o en prácticas pueden acceder a información personal de participantes de actividades, familias, menores y otras personas vinculadas a sus proyectos. Para proteger esa información y prevenir usos o comunicaciones no autorizadas, es importante que quienes colaboran con la entidad conozcan sus obligaciones de confidencialidad y seguridad.
La base normativa principal es:
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): especialmente artículos 5 (principios y confidencialidad), 29 (tratamiento bajo la autoridad del responsable) y 32 (seguridad del tratamiento).
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): artículo 5, que establece expresamente el deber de confidencialidad y su mantenimiento incluso después de finalizar la relación con la entidad.
- Ley 45/2015, de Voluntariado: artículo 11.b, que establece el deber de confidencialidad de las personas voluntarias.
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 5, sobre los deberes laborales y la buena fe contractual.
- Ley Orgánica 1/1996, de Protección Jurídica del Menor: artículo 4, sobre el derecho al honor, intimidad y propia imagen de las personas menores de edad.
En este post compartimos un modelo de compromiso de confidencialidad que las organizaciones pueden adaptar a su actividad y utilizar como parte de sus procedimientos de incorporación. Este documento es una herramienta de apoyo, no sustituye la información de protección de datos que debe facilitarse a las personas participantes ni las autorizaciones específicas necesarias para captar o difundir imágenes.
En nuestro caso, desde Fundación Gestión y Participación Social, utilizamos un modelo único de compromiso de confidencialidad, secreto profesional y uso adecuado de la información, aplicable a personal contratado, personas voluntarias y personas en prácticas, independientemente del proyecto en el que colaboren.
Es importante que este documento no se limite a prohibir la difusión de información. Debe regular también el acceso, la consulta, la utilización, la conservación y la eliminación de datos personales, así como el uso de dispositivos, fotografías, vídeos y documentación de los proyectos.
Además, debes saber que el deber de confidencialidad no termina cuando finaliza la colaboración. Esto es especialmente importante en el caso de personas voluntarias y en prácticas. La obligación se mantiene incluso después de abandonar la Fundación. Es una exigencia expresa del artículo 5.3 de la LOPDGDD.
[Descargar modelo de acuerdo de confidencialidad]
