La comunicación que establece una asociación con las personas voluntarias de los proyectos y actividades de la entidad contribuye al compromiso, sentimiento de pertenencia y la motivación. Una buena comunicación es esencial para hacer consciente al voluntariado de los objetivos de la entidad, las estrategias y acciones que se siguen para alcanzarlos, los valores que se promueven o asegurar que las informaciones de las tareas a realizar llegan quienes tienen que llevarlas a cabo.
Ventajas de una buena comunicación organizacional con el voluntariado
Mejorar la comunicación organizacional con las personas voluntarias ofrece diversas ventajas, entre ellas:
- Ayuda a establecer e interiorizar la identidad corporativa.
- Contribuye a definir los pasos que se deben dar para cumplir con las metas predeterminadas.
- Mejora las relaciones que se mantienen entre los diferentes agentes implicados en un proyecto: personas trabajadoras, voluntariado, personas socia, familias…
- Crea un clima y una cultura organizacional positiva.
- Crear estrategias organizacionales para atender las necesidades del voluntariado y evitar que sufran estrés y agotamiento.
- Nos permite recibir retroalimentación por parte del voluntariado para mejorar los procesos de participación.
Tipos de comunicación organizacional con el voluntariado
Cuando la comunicación se planifica y se cuida, el voluntariado entiende mejor su papel, se siente parte del proyecto colectivo y aumenta su compromiso con la misión de la entidad. Por eso, trabajar la comunicación no es solo una cuestión organizativa: es una pieza clave para la sostenibilidad y el buen funcionamiento de cualquier proyecto que cuente con participación voluntaria. Existen distintas formas de clasificar la comunicación organizacional, entre ellas:
Dependiendo de a quién está dirigida:
- Comunicación interna. Es la comunicación entre las instancias que conforman la organización y sus miembros. En el caso del voluntariado permite reconocer el trabajo, que llegue la información necesaria para compartir los objetivos de un proyecto, que se puedan realizar tareas… Algunos ejemplos son grupos de WhatsApp, mail, newsletter internas…
- Comunicación externa. La que va dirigida hacía fuera de la asociación y nos permite lanzar nuestros mensajes al mundo. En el caso del voluntariado, podría tener que ver con la captación, dar a conocer los proyectos en los que buscamos personas voluntarias… Algunos ejemplos son las Redes Sociales, página web, boletines electrónicos, anuncios publicitarios…
Por su nivel de formalidad:
- Comunicación formal. Se usan los canales oficiales de la entidad y se suele llevar a cabo por escrito para dejar constancia de lo que se dijo (actas, memorias, informes, mailings…).
- Comunicación informal. Son comunicaciones que se dan de manera verbal o a través de canales no oficiales entre el voluntariado de la organización. Por ejemplo, a través de llamadas, mensajería instantánea, conversaciones informales… Es imposible de controlar, pero conviene asegurar que una información importante no dependa de este tipo de comunicación. O bien, si en este tipo de comunicación se genera confusión o algún malestar, se trabaje desde cauces formales de la entidad.
En función de la dirección en la que fluye:
- Comunicación descendente.Parte de la junta directiva o los responsables de proyectos hacía el voluntariado o las bases de la entidad. Suelen usarse canales de comunicación interno formales y pueden incluir las instrucciones que deben llevar a cabo, difusión de eventos relevantes, comunicados oficiales de la entidad…. Puede ser por escrito (correos electrónicos, newsletter…) o darse en forma verbal (en reuniones o llamadas).
- Comunicación ascendente. Los mensajes parten del voluntariado y se dirigen a los directivos de la entidad o los responsables de proyectos y actividades. Se podrían tratar de informes y reportes, sugerencias, dudas que deben ser resueltas… Los canales más habituales son las reuniones, el correo electrónico, las llamadas, los programas de mensajería instantánea…
- Comunicación horizontal. Se establece entre el propio voluntariado que está en el mismo nivel en la jerarquía o el organigrama de la entidad. Suele realizarse a través de conversaciones, encuentros y reuniones, espacios informales, grupos e WhatsApp…
En muchas asociaciones los problemas de coordinación, desmotivación del voluntariado o falta de implicación no tienen tanto que ver con la falta de compromiso como con una comunicación mal organizada. Conocer y gestionar de forma consciente los distintos tipos de comunicación que se dan en la entidad —interna y externa, formal e informal, ascendente, descendente y horizontal— permite evitar malentendidos, mejorar la coordinación de los proyectos y fortalecer el vínculo con las personas voluntarias.
Cuando una entidad cuida cómo circula la información, por qué canales se transmite y quién tiene la oportunidad de participar en ella, está fortaleciendo la coordinación, la confianza y el compromiso de las personas implicadas. Tener en cuenta estas dimensiones de la comunicación no es un detalle menor: es una condición clave para que los proyectos con voluntariado funcionen de manera eficaz, sostenible y coherente con los valores de participación y colaboración que definen al movimiento asociativo.
